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Réseau Social d’Entreprise : les 4 phases clés d’un projet RSE réussi | Phase 2 : Communication et Lancement

24 juil. 2014 13:44:56

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise améliorent considérablement la communication interne et la collaboration en entreprise. Pour réussir la mise en place et l’adhésion au RSE, l’entreprise doit suivre 4 phases clés.

Nous avons abordé récemment sur notre blog la phase de réflexion : retrouvez l’article sur l’étape de réflexion indispensable avant de lancer son réseau social d’entreprise.

Après avoir bien préparé votre projet de Réseau Social d’Entreprise, vous pouvez à présent le mettre en place.

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PHASE 2 : LA COMMUNICATION ET LE LANCEMENT DE VOTRE PROJET DE RÉSEAU SOCIAL D’ENTREPRISE

Cette étape est cruciale car il va s’agir de communiquer sur l’outil en amont, de faire adhérer et d’engager rapidement vos collaborateurs pour réussir la transition vers votre nouvel outil.

 

LA PERSONNALISATION DE L’OUTIL ET LA MISE EN LIGNE DE CONTENU

Mettez en place techniquement la solution dans votre structure avec l’aide du fournisseur choisi si la solution est difficile à mettre en place, ou vous-même s’il s’agit de quelque chose de simple et rapide. Avec Incenteev, solution en SaaS simple d’utilisation, vous créez vous-même un réseau social interne à votre image en quelques clics.

Personnalisez alors votre application à vos couleurs et avec votre logo. Il est important que votre réseau interne reflète l’image de votre entreprise.

Avec quelques membres de votre comité de lancement, créez et organisez vos premiers espaces, ajoutez vos premiers contenus : documents, images, supports, discussions, questionnaires, etc.

Il ne faut surtout pas que l’application soit vide à son lancement, cela peut être décourageant pour les premiers utilisateurs qui ne pourront pas voir directement les possibilités et l’intérêt que l’outil représente.

Avec Incenteev, vous pouvez personnaliser la Home Page et les espaces avec vos couleurs, vos visuels et vos logos très simplement.

Créez un espace support sur la plateforme afin d’expliquer le fonctionnement de l’outil (comment remplir son profil, comment poster des messages et retrouver des documents, des personnes et des espaces, etc). Chacun pourra y remonter ses éventuelles difficultés dans l’utilisation du Réseau Social d’Entreprise, ses questions ou ses idées d’améliorations.

 

LA FORMATION DES ADMINISTRATEURS ET ANIMATEURS

Il est nécessaire que les managers adhèrent rapidement à votre RSE et s’y engagent. En effet, ce sont eux qui vont pousser leurs équipes à l’utilisation de l’outil. La plateforme collaborative est un levier pour le management. Il est fondamental que les managers s’approprient et adhèrent à l’utilisation de l’outil.

Pour obtenir une meilleure adhésion des managers, vous pouvez organiser une session de formation et d’accompagnement. Ce sera ainsi le moment de leur expliquer en détails les fonctionnalités et leurs intérêts afin qu’ils soient efficaces et opérationnels de suite sur votre RSE.


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LE PLAN DE COMMUNICATION DE LANCEMENT

Il peut être désastreux d’inviter directement les personnes à rejoindre la plateforme collaborative sans les avoir prévenues de sa mise en place. Ils risquent de ne pas bien comprendre son utilisation et de faire un refus de l’outil.  En effet, on remarque qu’une première expérience négative engendre par la suite une grande difficulté à faire revenir les utilisateurs.

Votre communication doit présenter l’intérêt métier concret pour l’utilisateur et les objectifs stratégiques du projet. Les futurs membres doivent être informés du projet au moins 30 jours avant le lancement.

Pour cela, prévoyez différentes actions de communication. Voici quelques idées, choisissez ce qui s’adapte à votre structure, vos moyens, votre population, etc :

  • La phase de teasing :

Afin de créer l’envie d’en savoir plus sur votre nouvelle solution, il peut être efficace de passer par une phase de teasing avec des messages et des actions qui seront petit à petit de moins en moins mystérieuses, jusqu’à l’annonce officielle. Distribuez des goodies, envoyez des e-mails avec par exemple « Serez-vous un acteur de notre performance commerciale ? RDV le 15 septembre ! », puis « Vous êtes prêts à devenir des collaborateurs 2.0. ! Venez en savoir plus le 1er septembre au restaurant d’entreprise », etc. C’est un moyen efficace de créer de l’attente et de l’envie, mais aussi de faire parler vos collaborateurs entre eux pour réfléchir et enquêter sur le projet.

La société LAFARGE a utilisé efficacement le teasing au moment de son projet de RSE, comme l’explique Jean-Luc Aubin « Durant la phase de teasing très incitative, des utilisateurs demandaient déjà à devenir membre de la plateforme sans même savoir ce qu’elle était. Le seul slogan évocateur était ‘’Devenez membre du réseau international du partage de connaissance‘’ »

  • L’annonce officielle du PDG et/ou des responsables :

Le PDG doit envoyer par e-mail une annonce officielle du lancement du projet de RSE. Dans cet e-mail, il faut expliquer la vision, les raisons de ce projet, les avantages pour l’entreprise et pour les utilisateurs, mais aussi présenter la plateforme. Les responsables des services concernés peuvent également faire un e-mail à leurs équipes pour présenter plus spécifiquement les usages métiers. Cette annonce officielle permettra de rassurer les collaborateurs, créer l’envie d’en savoir plus et de montrer que le projet est bien soutenu par la Direction. Retrouvez un exemple d’e-mail d’annonce ici.

Sur une équipe de petite taille, vous pouvez organiser une courte réunion pour faire cette annonce officielle.

  • Une campagne d’affichage dans vos locaux :

En ce qui concerne le print, envisagez la réalisation de flyers, de kakémonos et d’affiches attractives dans vos locaux.

  • Les actions événementielles de lancement :

Selon votre budget et vos ressources, vous pouvez organiser des événements afin de donner plus de poids au lancement de votre Réseau Social d’Entreprise. Voici quelques exemples :

  • Organisez une séance photo avec un photographe pour réaliser des belles photos de profils que vos membres pourront mettre sur leur page personnelle. C’est aussi l’occasion de faire un cadeau sympa à vos collaborateurs pour leurs autres profils sociaux.
  • Distribuez des goodies au nom de votre nouvel outil collaboratif.
  • Rassemblez les futurs utilisateurs lors d’un événement type soirée de lancement.
  • Mettez en place un stand un midi dans votre restaurant d’entreprise ou près de la machine à café pour que chacun puisse poser des questions, voir en avant-première quelques images de la plateforme, et commence à en discuter.

Avec une telle communication en amont, le lancement de votre Réseau Social d’Entreprise aura beaucoup plus d’impact.

Au moment du lancement de votre projet, si votre communication a été efficace, les membres doivent être capables de répondre à 4 questions :

Pourquoi un RSE a été mis en place ? Que m’apporte ce RSE ? Comment l’utiliser ? Et qu’attend-t-on de moi sur la plateforme ?

 

LE DEPLOIEMENT DU RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE

Déployez maintenant votre nouveau Réseau Social Interne aux collaborateurs de l’entreprise.

Attention, si vous mettez en place un Réseau Social d’Entreprise pour une grosse population, envisagez de faire un déploiement organique. Il s’agit de déployer la plateforme quelques mois sur une population plus restreinte pour que l’adhésion soit plus facile par la suite. En effet, sur une population de 1500 personnes par exemple, vous pouvez sélectionner simplement 150 personnes pour lancer votre projet durant 3 mois. Un lancement sur une population réduite est souvent plus simple et plus efficace. De plus, les utilisateurs satisfaits de l’outil en parleront autour d’eux et les autres collaborateurs, voyant leurs collègues utiliser un outil efficace, seront par eux-mêmes « demandeurs » de l’outil. Vous créez ainsi l’envie et suscitez la demande.

La Société Générale a adopté cette démarche lors du lancement de son Réseau Social Interne en 2013 : « nous avons opté pour une approche très pragmatique, pour éviter un effet "page blanche" sur le réseau social interne avec un pré-lancement et une diffusion virale.  Dans un premier temps, nous avons cherché à développer des usages avec des « early adopters », créé des « use cases » démontrant l'intérêt du réseau social. »

Etendez ensuite votre RSE à l’ensemble de la population ciblée initialement. Vous n’êtes alors plus dans la position de ‘’pousser’’ un outil mais plutôt de répondre à la demande et aux besoins de vos équipes.

Invitez les membres à rejoindre la plateforme et à créer leurs profils. [ La plateforme collaborative Incenteev procède à l’envoi automatique de ses invitations ]. Dans les jours qui suivent, assurez-vous que leurs profils soient bien renseignés. Votre RSE devient ainsi également votre annuaire interne.

Facilitez l’accès de vos collaborateurs à leur nouveau réseau interne : invitez-les à télécharger l’application mobile ou l’icône sur leurs téléphones et tablettes. Sur ordinateur, proposez-leur d’ajouter l’adresse URL à leurs favoris, en page d’accueil de leur navigateur ou à installer un icône sur le bureau de leur poste informatique. Pour accéder plus facilement à l’outil, laissez aux utilisateurs la possibilité de créer le mot de passe qu’ils souhaitent.

 

Et voilà, votre Réseau Social d’Entreprise est maintenant lancé et vos collaborateurs sont impliqués. Pour maintenir cet engagement, il va falloir maintenant faire vivre et animer l’outil quotidiennement. C’est sur cette troisième phase que nous revenons dans notre article : Phase 3 - Faire vivre et animer votre Réseau Social d'Entreprise.


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Simon Vandendriessche

Écrit par Simon Vandendriessche

Diplômé de l’Ecole Centrale de Paris, Simon se lance dans l’entreprenariat, passionné par les enjeux de la transformation des organisations. Convaincu que mettre le digital au service de l’humain est un facteur de réussite, Simon co-fonde Incenteev en 2011, première application mobile d’animation et de coaching commercial.

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